Tutorial Lengkap Membuat Mail Merge

Pernahkah Anda harus membuat banyak surat ? atau membuat banyak sertifikat ? atau pekerjaan apapun yang dengan format yang sama tapi memerlukan banyak data yang secara berulang harus diketikkan di tempat yang sama ?

Ada cara yang lebih cepat dan efisien untuk mengerjakan pekerjaan seperti itu dan tidak perlu mengetik satu per satu dalam setiap halaman. Tidak perlu software khusus. Karena semuanya sudah di sediakan oleh Micorosoft Word, yaitu terdapat dalam tab Mailings yang disebut Mail Merge.

Membuat Mail Merge berarti Anda mengetikkan sumber data ditempat terpisah dengan format dokumen (surat, sertifikat, dll). Yang artinya format surat berada dalam Micorosoft Word dan sumber data bisa berasal dari Microsoft Excel, Microsoft Access, Outlook Contacts atau dalam Microsoft Word sendiri.

Nah, dalam Tutorial Lengkap Membuat Mail Merge ini, sumber data adalah berada dalam Microsoft Word saja. Untuk Mail Merge dari sumber data lainnya akan di bahas kemudian.

Berikut adalah Tutorial Lengkap Membuat Mail Merge. Misalnya Anda sudah memiliki format surat dengan tampilan seperti berikut :

Dari format surat diatas, data yang diperlukan adalah Nomor, Nama Tujuan Surat dan Alamat Penerima Surat (Jalan, Desa/Kelurahan, Kecamatan, Kabupaten, Propinsi dan Kode Pos).

Untuk membuat data yang diperlukan tersebut, Klik Tab Mailings >> Select Recipients >> Type New List.

Kemudian akan terbuka kotak dialog New Address List seperti gambar berikut :

Nah, disinilah Anda akan memasukkan data-data yang diperlukan. Perhatikan bahwa kolom-kolom dalam New Address List tersebut terlalu banyak dan tidak sesuai dengan yang dibutuhkan. Dan oleh karenanya kita akan menyesuaikan kolom-kolom tersebut.

Klik pada Customize Columns, dan akan tampil Customize Adress List seperti berikut :

Lihat daftar Field Names, Klik Title kemudian Klik Rename.

Ganti Title dengan No Surat kemudian Klik OK. Lakukan hal yang sama untuk Field Name yang lain First Name menjadi Nama, Last Name menjadi Jalan, Company Name menjadi Desa/Kelurahan, Adress Line 1 menjadi Kecamatan, Adress Line 2 menjadi Kabupaten, City menjadi Propinsi dan State menjadi Kode Pos. Sehingga Field Names akan terlihat sebagai berikut :

Karena terlalu panjang, artikel ini terbagi menjadi dua bagian. Baca Tutorial Lengkap Mail Merge Bag. 2 untuk melanjutkan. KLIK DISINI.

Tweet