Tutorial Lengkap Membuat Mail Merge (Bag. 2)

Fasilitas Mail Merge Microsoft Word adalah fasilitas untuk mempermudah kerja kita dalam membuat Surat dan lain sebagainya yang sejenis dari sumber data yang terpisah dan dibuat secara mandiri.

Tutorial Lengkap Mail Merge Bag. 2 ini adalah lanjutan dari Artikel sebelumnya yang dengan judul Tutorial Lengkap Membuat Mail Merge. So, untuk lebih mempermudah memahami artikel ini maka sebaiknya Anda membaca terlebih dahulu artikel sebelumnya. KLIK DISINI.

Pembahasan sebelumnya telah samapai pada mengganti Field Names pada kotak dialog Customize Address List. Jika diperhatikan, masih terdapat Field Name yang tidak dibutuhkan yaitu ZIP Kode, Country or Region, Home Phone, Work Phone dan E-mail Adress. Klik pada ZIP Kode kemudian klik Delete. Jika muncul pesan seperti berikut, Klik Yes.

Lakukan hal yang sama pada Field Names : Country or Region, Home Phone, Work Phone dan E-mail Adress. Kemudian Klik OK. Sehingga New Adress List sesuai dengan kebutuhan dan akan tampak sebagai berikut :

Masukkan Nomor Surat pada Kolom No Surat, Nama Penerima Surat pada Kolom Nama dan seterusnya. Klik pada New Entry atau tekan Tombol Tab pada Keyboard untuk memasukkan data berikutnya dan klik Delete Entry untuk menhapus salah satu data penerima surat. Dan klik Find untuk mencari data penerima surat (apabila data yang di entry sudah banyak).

Dalam contoh ini kita hanya memasukkan 2 data dan terlihat seperti berikut :

Jika semua data Penerima Surat sudah dimasukkan, klik OK. Pilih Folder penyimpanan data, Ketikkan Nama Data pada File Name, misalnya "Data Penerima Surat", kemudian Klik Save.

Berikutnya, tempatkan kursor dimana Nomor Surat akan di tempatkan, kemudian masih pada Tab Mailings, Group Write & Insert Fields, Klik Insert Merge Fields >> No_Surat.

Lakukan hal yang sama pada Nama, Jalan, Desa/Kelurahan, Kecamatan, Kabupaten, Propinsi dan Kode Pos, sehingga akan terlihat sebagai berikut :

Masih pada Tab Mailings, lihat pada Group Preview Result, Klik Preview Result.

Sehingga tampilan Surat akan menjadi seperti berikut :

Pada Group Preview Result terdapat Navigasi Baris Data Penerima Surat yaitu : Ini adalah Navigasi Data yang dimaksud silahkan dicoba untuk memahami cara navigasinya.

Untuk melakukan Print Surat, klik pada Finish & Merge >> Print Documents. Dan akan terbuka kotak dialog Merge to Printer. (lihat gambar disamping).
All berarti perintah Print akan berlaku pada semua Data Penerima Surat. Current Record, printah print hanya untuk data yang aktif. Dan From .... to ....., adalah perintah print dengan menunjuk record atau baris tertentu misalnya dari 1 – 10.

Tweet